Tài khoản 138 được dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu 131, 136 và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này. Bài viết sau đây sẽ trình bày những nguyên tắc kế toán, kết cấu tài khoản và cách hạch toán một số nghiệp vụ cơ bản liên quan đến tài khoản 138 theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC.

1. Nguyên tắc kế toán của tài khoản 138 – Phải thu khác

Những nội dung chủ yếu được phản ánh vào tài khoản 138 bao gồm:

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 138 – Phải thu khác

Bên Nợ:

Bên Có:

Số dư bên Nợ:

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 – Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (giá trị còn lại của TSCĐ)

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

Có TK 211 – Tài sản cố định hữu hình (nguyên giá).

3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)

Nợ TK 466 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)

Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (nguyên giá).

Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)

Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, DA).

3.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa ,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:

a) Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có các TK 111, 152, 153, 155, 156.

b) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

c) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thường)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung

Có các TK 152, 153, 155, 156

Có các TK 111, 112.

3.4. Các khoản cho mượn tài sản tạm thời, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có các TK 152, 153, 155, 156,…

3.5. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có các TK liên quan.

3.6. Kế toán giao dịch ủy thác xuất – nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

a) Khi bên nhận uỷ thác chi hộ cho bên giao uỷ thác, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388) (nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)

Nợ TK 3388- Phải trả phải nộp khác(trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)

Có các TK 111, 112,…

b) Khi được doanh nghiệp uỷ thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận uỷ thác xuất khẩu ghi:

Nợ TK 338 – Phải trả khác (3388)

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

c) Kế toán chi tiết các giao dịch thanh toán xuất – nhập khẩu ủy thác được thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 338 – Phải trả khác; Kế toán các khoản thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế nhập khẩu tại bên giao và nhận ủy thác thực hiện theo hướng dẫn của tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

3.7. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…. (số đã thu được tiền)

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.

3.8. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

3.9. Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (số hạch toán vào chi phí)

Có TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác).

3.10. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,…. (số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ các TK liên quan (số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)

Có TK 138 – Phải thu khác (1388).

3.11. Khi phát sinh chi phí cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước, ghi:

Nợ TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa (chi tiết chi phí cổ phần hóa)

Có các TK 111, 112, 152, 331,…

3.12. Trường hợp cổ phần hóa

Khi kết thúc quá trình cổ phần hóa, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hóa với cơ quan quyết định cổ phần hóa. Tổng số chi phí cổ phần hóa, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,… được trừ (-) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:

Nợ TK 3385 – Phải trả về cổ phần hóa (tiền thu bán cổ phần thuộc vốn NN)

Có TK 1385 – Phải thu về cổ phần hóa.

3.13. Khoản chi không được phê duyệt

Các khoản chi cho hoạt động sự nghiệp, dự án, chi đầu tư XDCB, chi phí SXKD nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Có các TK 161, 241, 641, 642,…

3.14. Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá Đồng Việt Nam, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 138 – Phải thu khác.

Xem thêm

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ theo hướng dẫn của Thông tư 200

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 136 – Phải thu nội bộ

Hướng dẫn hạch toán tài khoản 336 – Phải trả nội bộ