Ở bài viết trước tôi đã Hướng dẫn sơ đồ chữ T và cách tính số dư tài khoản kế toán . Bài này tôi sẽ Hướng dẫn cách định khoản kế toán để giúp anh chị nắm được công việc cơ bản nhất của một người kế toán thường xuyên phải làm nhất.

KHÁI NIỆM

Định khoản kế toán là việc xác định tài khoản nào ghi Nợ –  tài khoản nào ghi Có, với số tiền cụ thể  đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

NGUYÊN TẮC ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN

Một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ ảnh hưởng ít nhất đến 02 tài khoản kế toán.Trong đó có ít nhất 01 tài khoản ghi nợ, 01 tài khoản ghi có. Các tài khoản này phải nằm trong danh mục tài khoản thuộc chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Tổng số tiền phát sinh bên nợ và Tổng số tiền phát sinh bên có của các tài khoản phải bằng nhau.

Anh chị ghi nhớ cho tôi cách định khoản :

• Bên Nợ ghi trước/ Bên Có ghi sau
• Nghiệp vụ biến động tăng ghi 1 bên/ Nghiệp vụ biến động giảm ghi 1 bên
• Dòng ghi Nợ phải so le với Dòng ghi Có
• Tổng giá trị Bên Nợ = Tổng giá trị Bên Có

CÁC BƯỚC ĐỊNH KHOẢN KẾ TOÁN

Để định khoản một nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ qua 05 bước như sơ đồ sau :

Tôi sẽ xem xét ví dụ sau đây và phân tích từng bước 1  : 

Rút tiền khỏi tài khoản tiền gửi ngân hàng  nhập quỹ tiền mặt của công ty 100.000.000 đ.

1. XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

Ở ví dụ trên có hai đối tượng liên quan là :

• Tài khoản tiền gửi của công ty
• Quỹ tiền mặt của công ty

2. XÁC ĐỊNH TÀI KHOẢN CỦA ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN.

– Doanh nghiệp mà anh chị đang sử dụng chế độ kế toán nào? Đang áp dụng thông tư 200 hay thông tư 133? Trả lời được câu hỏi này, sau đó anh chị chọn danh mục tài khoản kế toán phù hợp. Ví dụ doanh nghiệp xảy ra nghiệp vụ trên đang áp dụng thông tư 133.

– Tài khoản của các đối tượng kế toán là tài khoản nào. Bạn xem trong thông tư 133 và xác định luôn.

• Tài khoản kế toán của Tài khoản tiền gửi của công ty trong danh mục tài khoản là tài khoản 1121
• Tài khoản kế toán của Quỹ tiền mặt của công ty trong danh mục tài khoản là tài khoản 1111

3. XÁC ĐỊNH XU HƯỚNG TĂNG GIẢM

Bạn có thể dễ dàng thấy được ngay.

• Tài khoản tiền gửi của công ty giảm đi 100.000.000đ
• Quỹ tiền mặt của công ty tăng thêm 100.000.000đ

4. ĐỊNH KHOẢN

Anh chị phải xác định luôn tài khoản nào ghi nợ, và tài khoản nào ghi có. Đối với các tài khoản thì quy tắc ghi nhận nợ, có không giống nhau. Tạm thời anh chị đừng quan tâm tới quy tắc đó. Tôi sẽ giải thích ở các bài sau.

Tài khoản 1111 và 1121 đều là tài khoản thuộc loại tài khoản ngắn hạn. Tính chất của loại tài khoản này là phát sinh tăng thì định khoản bên Nợ, Phát sinh giảm thì định khoản bên Có

Căn cứ vào xu hướng tăng giảm của các đối tượng kế toán bạn xác định được ngay :

• Tài khoản 1111 phát sinh tăng như vậy phải ghi Nợ
• Tài khoản 1121 phát sinh giảm như vậy phải ghi Có

Như vậy ta sẽ định khoản : 
Nợ  1111
       Có 1121

5. GHI SỐ TIỀN

Căn cứ vào nguyên tắc định khoản kế toán

Tổng số tiền phát sinh bên nợ = Tổng số tiền phát sinh bên có

Cuối cùng định khoản kế toán sẽ là : 
Nợ  1111 : 100.000.000đ
       Có 1121 : 100.000.000đ

Ở phần trên bạn đã nắm bắt được cách định khoản kế toán theo chuẩn mực . Tuy nhiên đó chỉ là cách định khoản trên lý thuyết. Nếu bạn ghi so le như vậy trên Excel thì sẽ khó mà tính toán được. Như vậy cách định khoản trên excel sẽ như thế nào? Tôi sẽ giải đáp ở bài kế tiếp.

Để tìm hiểu sâu hơn về kế toán, các bạn có thể tìm hiểu trong khóa học Trọn bộ kỹ năng nghiệp vụ Kế toán Thuế. Khóa học cung cấp cho các bạn những kiến thức rất đầy đủ và có hệ thống về các công việc của kế toán, thuế, lập tờ khai và quyết toán thuế. Thông tin chi tiết xem tại:

XIN CHÀO ! HẸN GẶP LẠI